1. Geltungsbereich

• pharma-mall.de (im Folgenden auch als „Webseiten“ bezeichnet).
• Kontaktaufnahme & Kommunikationsverlauf: die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit Anfragen oder Mitteilungen über die bereitgestellten Kontaktoptionen.
• Accountverwaltung und laufende Vertragsbeziehungen: die Verarbeitung von Daten im Rahmen der Registrierung und Verwaltung von Benutzerkonten auf diesen Webseiten, die im Zusammenhang mit bestehenden Vertragsverhältnissen und deren Abwicklung stehen.
• Bewerbungsportal der pharma mall Gesellschaft für Electronic Commerce GmbH unter den Domains: pharma-mall-gmbh.jobs.personio.de, assets.cdn.personio.de (nachfolgend auch als „Karriereseiten“ bezeichnet).
• Durchführung des Bewerbungsverfahrens
• Seiten-Insights auf Facebook.

Für Webseiten anderer Anbieter, auf die in dieser Datenschutzerklärung zum Beispiel über Links verwiesen wird, gelten die entsprechenden Datenschutzhinweise und -erklärungen, die dort angegeben sind.

Falls in dieser Datenschutzerklärung Links hinterlegt werden, ist das Datum des letzten Aufrufs der Links der 30.09.2024.

Wichtiger Hinweis zu Übersetzungen dieser Datenschutzerklärung:

Die pharma mall Gesellschaft für Electronic Commerce GmbH stellt Ihnen diese Datenschutzerklärung in mehreren Sprachen auf ihren Webseiten zur Verfügung. Für die Übersetzungen wird keine Haftung übernommen, sie wurden freiwillig erstellt, d.h. verbindlich ist ausschließlich die Fassung in deutscher Sprache. Im Falle von Abweichungen oder Unstimmigkeiten zwischen den verschiedenen Sprachversionen hat die deutsche Version Vorrang.

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

pharma mall Gesellschaft für Electronic Commerce GmbH (nachfolgend auch als „pharma mall“, „wir“ bezeichnet)
Westerwaldstr. 10-12
53757 Sankt Augustin

Tel.: +49-(0)2241-2543-0
E-Mail: info[at]pharma-mall.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

pharma mall Gesellschaft für Electronic Commerce GmbH
Datenschutzbeauftragter
Westerwaldstr. 10-12
53757 Sankt Augustin

Tel.: +49-(0)2241-2543-0
E-Mail: dsb[at]pharma-mall.de

4. Datenverarbeitung auf diesen Webseiten 

4.1 Bereitstellung & Protokolldateien

Bei jedem Aufruf und bei Nutzung dieser Webseiten verarbeiten wir die IP-Adresse, den User-Agent, Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit, die Anfragemethode, angeforderte Dateien, Datenmenge, Statuscode und speichern diese Zugriffe zu Kontrollzwecken in den Logdateien eigener Webserver. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Die Logdateien werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Dieselben Daten verarbeiten wir, wenn Sie die Karriereseiten der pharma mall nutzen. In diesem Fall erhalten die Personio GmbH & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München, und die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, Ihre Daten. Grundsätzlich erfolgt bei der Nutzung dieser Karriereseiten eine Wegewahl (Routing) zu AWS-Rechenzentren in der EU. Dennoch kann in diesem Kontext eine weltweite Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich in den USA, nicht ausgeschlossen werden, da die Amazon Web Services, Inc., ihren Hauptsitz in den USA hat. Ein möglicher Transfer personenbezogener Daten in die USA erfolgt gemäß Art. 45 DS-GVO auf Basis des Data Privacy Frameworks.

4.2 Verwendung von Cookies

Cookies sind kleine Dateien, die automatisch erstellt und im Webbrowser der Besucher-Endgeräte gespeichert werden, wenn diese eine Webseite besuchen. Diese Cookies können Informationen über bevorzugte Nutzereinstellungen speichern, wie z.B. Sprachpräferenzen, regionale Einstellungen oder die Darstellungsmodi. Darüber hinaus dienen Cookies als Mechanismus für Loadbalancing, um den Datenverkehr gleichmäßig auf verschiedene Server zu verteilen und so die Effizienz und Verfügbarkeit dieser Webseiten zu optimieren. Ebenso gewährleisteten die Speicherung und Übermittlung bestimmter Cookies (sog. „XSRF-Token“) einen zusätzlichen Schutz vor unautorisierten Zugriffen und Manipulationen von Anfragen. Des Weiteren können Cookies die Browsereinstellungen in Bezug auf Cookies überprüfen, das Wegklicken des Cookie-Banners vermerken und zur Aufrechterhaltung der laufenden Sitzung beitragen, insbesondere im Kontext des Login-Prozesses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Im Kontext dieser Webseiten werden die nachfolgenden Cookies gespeichert:

Name	Speicherdauer	Zweck
PMSHOPPOOL	Sitzung	Zur Aufrechterhaltung der laufenden Sitzung
language	1 Jahr	Für die Auswahl der Sprache auf diesen Webseiten
testIfCookiesEnabled	Sitzung	Überprüft die Browsereinstellungen in Bezug auf Cookies
acceptedCookieInfo	1 Jahr	Vermerkt das Wegklicken des Cookie-Banners
PMSESSIONID	Sitzung	Zur Aufrechterhaltung der laufenden Sitzung, insbesondere für den Login-Prozess

Im Kontext der Karriereseiten ist es zur Aufrechterhaltung der aktuellen Sitzung erforderlich, einen Session-Cookie mit dem Namen „locale“ in Ihrem Endgerät zu speichern. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Sollten Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass gar keine Cookies, auch keine technisch erforderlichen, in Ihrem Endgerät gespeichert werden, stehen Ihnen viele Funktionen der Karriereseiten nur eingeschränkt oder möglicherweise gar nicht zur Verfügung.

5. Kontaktaufnahme & Kommunikationsverlauf

Wenn Sie pharma mall kontaktieren (z. B. per E-Mail, Telefon, Kontaktformular) und im Rahmen dessen personenbezogene Daten übermitteln, werden wir die von Ihnen übersendeten Angaben verarbeiten, soweit dies zur Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Soweit Ihre Kontaktanfrage weder zur Erfüllung eines Vertrags mit pharma mall noch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten. Das berechtigte Interesse liegt darin, die empfangene Nachricht abschließend zu bearbeiten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben.

Ihre Nachricht wird bis zum Abschluss der Bearbeitung gespeichert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit wir dazu im Einzelfall berechtigt oder verpflichtet sind.

Für ihr Social Media Recruiting betreibt die pharma mall Seiten auf verschiedenen Netzwerken, einschließlich XING und LinkedIn. Sie können pharma mall über www.xing.com, www.linkedin.com, www.facebook.com, www.instagram.com kontaktieren. In diesem Fall sind die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg; LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland; oder Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten, wie z.B. IP-Adresse, User-Agent, Geräteinformationen, Surfverlauf, Standort, Suchanfragen und Nutzungszeiten. Wir werden je nach Situation Ihre Nachricht verarbeiten, die Sie über die jeweilige Plattform übermitteln.

6. Accountverwaltung und laufende Vertragsbeziehung

Um den pharma mall Webshop nutzen zu können, ist die Erstellung und Verwaltung eines persönlichen Accounts erforderlich. Während des Registrierungsvorgangs verarbeiten wir die von Ihnen auf diesen Webseiten übermittelten personenbezogenen Daten, die sich aus den jeweiligen Eingabemasken ergeben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Die Abfrage der gültigen Apothekenbetriebserlaubnis sowie des Bezugsnachweises über Betäubungsmittel (BTM) dient dem Nachweis der Befugnis zum Bezug bestimmter apothekenpflichtiger Produkte und ist als Legitimationsnachweis aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erforderlich. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO, ohne deren Bereitstellung ein Abschluss eines Nutzungsvertrags nicht möglich ist.

Nach erfolgter Registrierung auf diesen Webseiten verarbeiten wir die in Abschnitt 4.1 genannten Daten aus IT-Sicherheitsgründen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Wenn die von Ihnen übermittelten Angaben vollständig sind, werden wir prüfen, ob Sie die Voraussetzungen für den Abschluss eines Nutzungsvertrags erfüllen. Ist dies der Fall, müssen Sie im Anschluss in Ihrem Account die für eine Bestellung erforderliche zusätzliche Freischaltung durch den jeweiligen Hersteller beantragen. Zur Optimierung des Workflows und Verbesserung des Nutzungserlebnisses werden wir auf Grundlage eigener berechtigter Interessen und der berechtigten Interessen des

jeweiligen Herstellers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO automatisch sämtliche von Ihnen bei der Registrierung auf diesen Webseiten angegebenen Daten, einschließlich der Apothekenbetriebserlaubnis und des Bezugsnachweises für Betäubungsmittel, an den betreffenden Hersteller übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt entweder, sobald Sie die Freischaltung des betreffenden Hersteller-Shops beantragen, oder unabhängig von einem Antrag auf Freischaltung, aufgrund einer Vereinbarung zwischen pharma mall mit dem betreffenden Hersteller, um eine weitere Beschleunigung der Freischaltprozesse zu ermöglichen.

Während der laufenden Vertragsbeziehung werden wir Ihre Kontaktdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO verarbeiten, um Ihnen wichtige Herstellerinformationen im Rahmen der Erbringung des E-Mail-Informationsdienstes zukommen zu lassen. Diese Informationen umfassen unter anderem ‚Blaue Hand‘- und ‚Rote Hand‘-Informationen, genehmigte Pflichtinformationen durch das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), Rückrufaktionen, Lieferverfügbarkeiten sowie Verwechselungsgefahr oder Risikowarnungen (Gefahr für Leib und Leben). Der E-Mail-Informationsdienst enthält keine Werbung von pharma mall oder den Herstellern und kann nicht deaktiviert werden, da es sich um eine Leistung aus dem Nutzungsvertrag handelt.

Schließlich wird die pharma mall aufgrund ihres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) Ihre Kontaktdaten verarbeiten, um Ihnen anlassbezogene Informationen zu senden. Dies kann beispielsweise Informationen über neu freigeschaltete Hersteller-Shops, neue Funktionalitäten auf diesen Webseiten, aber auch Änderungen der AGB oder Aktualisierungen der Datenschutzhinweise umfassen.

Für den Versand des E-Mail-Informationsdienstes und der E-Mails auf Grundlage der berechtigten Interessen der pharma mall verwenden wir die Systeme der rapidmail GmbH, Wentzingerstraße 21, 79106 Freiburg im Breisgau. Zur Messung der Erreichbarkeit enthalten die E-Mails sog. Zählpixel. Sofern diese Zählpixel nicht bereits systemseitig von Ihrem E-Mail-Client blockiert wird, ermöglichen sie Logdatei-Analyse. Die von pharma mall mittels Zählpixel erhobenen Daten werden ausschließlich in aggregierter und statistischer Form verarbeitet, um den Informationsdienst zu optimieren. Die Auswertungsmöglichkeiten mittels Zählpixel beschränken sich darauf zu erkennen, welcher Prozentsatz der Empfänger eine E-Mail aus dem Informationsdienst aufgerufen hat und ob wichtige E-Mails wie Herstellerwarnungen erfolgreich zugestellt wurden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Die Daten werden 30 Tage nach dem Versand gelöscht.

7. Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten zur Beurteilung Ihrer Eignung und Befähigung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Welche Daten wir dabei verarbeiten, hängt von den Daten ab, die Sie bereitstellen (z.B. freiwillige Informationen zu Ihrem Repository auf Github, Angabe des persönlichen Profils auf Karrierenetzwerken wie LinkedIn, XING usw.). Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich, um Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Alle anderen Angaben in den Bewerbungsunterlagen nutzen wir ausschließlich zur Feststellung Ihrer Eignung für die zu besetzende Stelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG

Enthalten Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Angaben über Gesundheit oder ethnische Herkunft, stützen wir die Verarbeitung zusätzlich auch auf Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG.

Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten haben die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie die IT-Administration der pharma mall.

Speicherdauer

Ihre Bewerbungsdaten werden nach Maßgabe der Erfordernisse des Erhebungszwecks gelöscht. Sollte es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einer Einstellung in ein Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikums- oder sonstiges Beschäftigungsverhältnis kommen, werden die Daten zunächst aufbewahrt und in die Personalakte überführt. Andernfalls endet Ihr Bewerbungsverfahren mit dem Erhalt einer Absage. Im Falle einer Absage speichern wir Ihre Daten für einen Zeitraum von sechs Monaten ab Zustellung der Absageentscheidung, sofern keine längere Speicherung zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Bewerbungspool

Wenn Sie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO zustimmen, können wir Sie nach Ablehnung Ihrer Bewerbung in ein nachfolgendes Auswahlverfahren einbeziehen. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar.

8. Seiten-Insights auf Facebook / Instagram

Wir betreiben Fanseiten auf Facebook und Instagram, für deren Datenverarbeitung im Rahmen von „Seiten-Insights“ wir gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irland, verantwortlich sind. Alle Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Informationen zu „Seiten-Insights“ bzw. „Facebook-Insights“ finden Sie in der folgenden Vereinbarung: www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Durch die Nutzung von Seiten-Insights können Seitenbetreiber Informationen über Zielgruppen, demografische Merkmale und Statistiken zu Beitragsreaktionen erhalten, wie unter de.facebook.com/help/268680253165747 / de-de.facebook.com/help/pages/insights erläutert.

Wenn Sie www.facebook.com / www.instagram.com besuchen, werden die von Ihnen während der Nutzung des Dienstes generierten Daten einschließlich IP-Adresse, User-Agent, Geräteinformationen, Surfverlauf, Standort, Suchanfragen, bevorzugte Nutzungszeiten, letztes Login, Likes, Interessen von der Meta Platforms-Gruppe verarbeitet. Die Meta Platforms, Inc., ist zunächst der Empfänger der Daten und verarbeitet sie zu eigenen Zwecken. Die Daten werden auch unter Verantwortung der Meta Platforms, Inc., an Dritte weitergegeben, um interessenbasiertes Werbetracking, Datenanalysen und automatisierte Profilerstellung für personalisierte Werbeanzeigen durchzuführen.

Wenn Sie bei Facebook / Instagram angemeldet sind, wird auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit Ihrer Kennung gespeichert. Dadurch ist es der Meta Platforms, Inc., möglich, nachzuvollziehen, dass Sie eine bestimmte Seite besucht und wie Sie diese genutzt haben. Dies gilt auch für alle anderen Dienste der Meta Platforms, Inc., wie WhatsApp und Facebook-Connect. Durch in Webseiten eingebundene Dienste wie „Meta-Pixel“ kann die Meta Platforms, Inc., Ihre Besuche auf externen Webseiten erfassen und Ihrem Profil zuordnen, um mehr über Sie und Ihre Interessen zu erfahren.

Die Meta Platforms, Inc., verarbeitet Daten global und konzernweit. Dabei werden Daten aus der Nutzung verschiedener Dienste automatisch zusammengeführt. Je mehr Dienste der Meta Platforms, Inc., genutzt werden, desto umfassender und detaillierter ist das Profiling.

Die Datenschutzrichtlinien von Facebook und Instagram finden Sie hier: www.facebook.com/privacy/policy / help.instagram.com/519522125107875.

Sie haben maßgeblichen Einfluss auf Art, Umfang und Weise der Datenverarbeitung durch die Meta Platforms-Gruppe, z.B. durch den Einsatz von Ad- und Webtrackingblockern, das Löschen von Cookies nach der Sitzung, das Vermeiden der Nutzung von Diensten wie Facebook-Connect, das Nichtveröffentlichen von privaten Informationen auf solchen Plattformen und indem Sie der Meta Platforms, Inc. keinen dauerhaften Zugriff auf Ihre persönlichen Daten (Kontakt- und Kalenderdaten, Fotos, Standortdaten usw.) erlauben.

Die Meta Platforms-Gruppe ist ein international operierender Softwarekonzern. Unter Berücksichtigung der aktuellen Einschätzung kann in diesem Zusammenhang die Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA nicht ausgeschlossen werden, da die Meta Platforms, Inc., ihren Hauptsitz in den USA hat. Ein möglicher Transfer personenbezogener Daten an die Meta Platforms, Inc., in die USA erfolgt nach Art. 45 DS-GVO auf Basis des Data Privacy Frameworks.

9. Ihre Rechte

Nach Maßgabe von Artikel 15 DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir verarbeiten.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Artikel 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so haben Sie das Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der betroffenen Daten (Art. 17 und Art. 18 DS-GVO).

Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

Gemäß Art. 77 Abs. 1 DS-GVO haben Sie ein Beschwerderecht. Dieses können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde wahrnehmen: https://www.ldi.nrw.de/

Stand: 30.09.2024